Gestión y curación de datos en ArchivesSpace
1. Introducción
La abundancia de información tanto física como digital en bibliotecas, archivos, colecciones o centros de documentación aumenta cada día más, para ello es necesario el uso de herramientas tecnológicas, como los softwares, para preservar, distribuir, organizar todos estos documentos de manera óptima para así llevar un buen progreso en comunidad.
Aquí es donde entra ArchivesSpace, y donde se hace relevante al cubrir esta necesidad primaria y actual que existe en la archivística, biblioteconomía y documentación.
ArchivesSpace es un software de código abierto que trata la gestión archivística, organizando, describiendo y facilitando el acceso a todo tipo de colecciones históricas y fondos documentales.
Esta nace a través de la fusión de Archon y Archivist's Toolkit, combinando los puntos fuertes de cada una de las plataformas para dar lugar a un sistema mejorado respecto a los aspectos técnicos de la gestión archivística. Las funciones principales de este serían la gestión de documentos físicos y digitales, el uso de metadatos como EAD, MARC, Dublincore, y el manejo de repositorios, autoridades, etc.
Destaca por su comunidad colaborativa y activa que lo mantienen usuarios y los propios desarrolladores del software, actualizándose periódicamente.
A lo largo de este artículo explicaremos la historia y evolución del programa, sus características técnicas y funcionales, ventajas y limitaciones, opiniones de usuarios, desarrolladores, académicos y su impacto actual y futuro en sector archivístico y documental.
2. Historia y Contexto
El origen del proyecto surge entre 2011 y 2013, y la primera versión beta fue lanzada en septiembre de 2013. Este fue impulsado por la comunidad y el ArchivesSpace Program Team, bajo la gestión de LYRASIS, colaborando con universidades como New York University, niversity of Illinois Urbana Champaign y University of California, San Diego.
Todo este proyecto se creó con el fin de mejorar dos herramientas mencionadas anteriormente, como son Archon y Archivists' Toolkit, para así centrar todo en un sistema más comunitario y moderno.
Respecto a su evolución histórica, desde que empezó tuvo muchas versiones y actualizaciones, sobre todo en la interfaz y la estabilidad del sistema, y mejoras en API REST, sistemas de autoridad, gestión de plugins, soporte digital, etc. Incorporando también documentación oficial, foros comunitarios, estructura de gobernanza, etc.
Actualmente ArchivesSpace cuenta con más de 500 instituciones afiliadas, miles de usuarios, disponiendo de un roadmap público con actualizaciones permanentes, código gestionado por Github con versiones recientes, y participaciones tanto de usuarios como de desarrolladores que hacen que este software siga siendo un proyecto activo y consolidado.
3. Características Principales
Este software tiene varias funciones principales orientadas a describir, organizar y facilitar el acceso a documentos históricos lo cual le hace muy característico y sobre todo accesible al ser de código abierto. Empezando por el permiso que tienen los usuarios para generar informes y exportaciones; tratando la gestión de documentación, series y colecciones tanto físico como digitales; control de repositorios y de ubicaciones físicas; administran también autoridades como personas, familias, instituciones, etc. Y tienen una vinculación con objetos digitales.
Respecto a su arquitectura técnica está construida con Java + Spring Framework, utilizando MySQL o MariaDB como base de datos, y estructura los datos con JSONMODEL. La comunicación interna que emplea es mediante API RESTful.
Después uno de los puntos fuertes a remarcar de ArchivesSpace es la interoperabilidad. Este puede importar y exportar datos en formatos archivísticos como EAD, MARC, Dublin Core, CSV, MODS, etc.
En cuanto a los requisitos técnicos básicos, para que su funcionamiento sea correcto, debes contar con un servidor de al menos 8 GB de RAM, compatible con Windows 10+, macOS o Linux. También requiere de Java y MySQL, y tener servicios como LDAP para la autenticación y un correo electrónico para las notificaciones. Este puede instalarse con Docker en caso de querer una configuración más fácil y accesible.
4. Aplicaciones en Bibliotecas/Archivos/Centros de Documentación
ArchivesSpace como software al abordar tanto lo físico como lo digital tiene una gran variedad de casos de uso específicos, centrándose principalmente en instituciones que gestionan y controlan el patrimonio documental, especialmente en bibliotecas, archivos históricos, centros de documentación, etc. Empezando por la descripción y organización de fondos archivísticos; gestión de documentos físicos y digitales en una sola plataforma; control de ubicaciones físicas de cajas, carpetas, estanterías; migración de datos desde sistemas anteriores como Archon, Archivists' Toolkit, FileMaker Pro.
Todos estos usos hay varias instituciones que lo implementan de manera asidua, empezando por las universidades y bibliotecas académicas; archivos nacionales y estatales y prácticas documentadas como la de Mitchell Memorial Library.
Los beneficios para los servicios bibliotecarios y archivísticos son varios como la mejora en la descripción archivística con estándares internacionales; facilidad a la hora de buscar y recuperar información por su sistema de búsqueda avanzada; aumento en la eficiencia del trabajo interno, etc.
5. Análisis Comparativo: Ventajas y Desafíos
ArchivesSpace es un software que presenta bastantes ventajas respecto a otros sistemas, por la caracterización de software libre y código abierto, en el que no existen licencias, y es totalmente adaptable y modificable. Una de las ventajas más destacable es su arquitectura basada en API REST y la comunidad amplia y activa con más de 500 instituciones.
Pasando ya a los desafíos o limitaciones, uno de los puntos que más se repite en las fuentes es la curva de aprendizaje, o capacidad para comprender, sobre todo para personas que no están relacionadas directamente con el sector. Otra de las limitaciones a destacar sería que la interfaz no es siempre igual de intuitiva. Tampoco tiene soporte técnico oficial, que es algo que se repite en todas las fuentes que analicé, lo cual hace que la ayuda dependa de la comunidad.
Finalmente comparándolo con otras alternativas como pueden ser el ArchivEra o Archives360 que son sistemas propietarios, o libres como "Acces to Memory/AtoM y ICA-AtoM", se observa que ArchivesSpace tiene una ventaja en cuanto a control, personalización y transparencia del código, pero más complejo para su instalación. Y también le resta que no tenga el soporte técnico profesional, aunque eso haga que se evite costes de licencias.
6. Comunidad y Ecosistema
Frente a la comunidad y ecosistema del software de ArchivesSpace ya hay varios datos que la definen que se han mencionado anteriormente, como son las más de 500 instituciones usuarias que lo conforman, los foros activos, y los eventos regionales y virtuales que notifican a los usuarios con el fin de que la comunidad del sistema se haga más grande.
En cuanto a la gobernanza es dirigida por LYRASIS, con un consejo de usuarios, un consejo técnico y una junta directiva.
El soporte es principalmente comunitario: foros y listas de correo y miembros.
Y en cuanto el aprendizaje, los recursos que podemos tener son vídeos tutoriales en YouTube, varias wikis, documentación oficial, guías técnicas, etc.
7. Evaluación Personal y Conexión con Software Libre
ArchivesSpace me parece un software bastante útil para gente joven debido a su accesibilidad y a la comunidad fuerte que presenta, ya que creo que la interacción y colaboración son aspectos atractivos para gente que tiene ganas de aprender, y más sabiendo el funcionamiento del foro colaborativo que existe, el cual es bastante útil para resolver dudas tanto complejas como primarias respecto al sistema. Lo negativo que sí que le veo es que tiene una información quizás demasiada técnica pera personas principiantes, y que depende demasiado de la comunidad.
Pasando ya a la relación que tiene con Software Libre, en este caso, FLOSS, cumple completamente con las cuatro libertades, que son usar el programa con cualquier propósito, estudiarlo, modificarlo, y compartir versiones mejoradas, al ser un software con código abierto y colaborativo.
Respecto al modelo de licencia que usa es la "Licencia ECL 2.0" (Educational Community License) el cuál es bastante importante, debido a que permite el uso, modificación y distribución sin pago. Y cuenta con una independencia tecnológica frente a empresas privadas.
Por último, el impacto que tiene para la profesión bibliotecaria, sería el promover la independencia tecnológica, fomentar el trabajo colaborativo entre instituciones y aumentar la competencia digital en el personal.
8. Conclusiones
En conclusión, estamos frente a un software libre, que está basado en estándares, muy destacable por su comunidad, ya que al buscar cada una de las fuentes, casi la mayoría estaba creada por esta y teniendo la sede original, en el sitio web del software de ArchivesSpace. Aunque también es un sistema complejo técnicamente el cual requiere de un gran tiempo de aprendizaje.
Por lo personal diría que su uso recomendable fuese sobre todo para archivos universitarios, museos, bibliotecas nacionales y regionales, etc.
Y como futuro, le veo como un software que seguirá activo, pero que tendrá que actualizar varias cosas de su sistema, para compensar con todo lo demás, ya que últimamente he observado un bajón en sus estadísticas. Estas mejoras pueden ser como una interfaz más reconocible, o que cuente con un soporte técnico oficial.
9. Referencias y Metodología
9.1 Listado de las 8 fuentes consultadas:
ArchivesSpace. (s. f.-a). ArchivesSpace – Home. Recuperado el 20 de octubre de 2025, de https://archivesspace.org/
ArchivesSpace. (s. f.-b). ArchivesSpace forums. Recuperado el 20 de octubre de 2025, de https://archivesspace.org/resources/user-resources/archivesspace-forums
ArchivesSpace. (s. f.-c). ArchivesSpace technical documentation. Recuperado el 20 de octubre de 2025, de https://docs.archivesspace.org/
ArchivesSpace. (s. f.-d). ArchivesSpace wiki – overview. Recuperado el 20 de octubre de 2025, de https://archivesspace.atlassian.net/wiki/spaces/ADC/overview
ArchivesSpace Program Team. (2024). Annual report 2024 – ArchivesSpace. https://archivesspace.org/wp-content/uploads/2024/10/AR-2024-ArchivesSpace.pdf
ArchivesSpace revisited. (2023, mayo 15). The American Archivist Reviews. https://reviews.americanarchivist.org/2023/05/15/archivesspace-revisited/
Sarkar, M. (2020). Exploring ArchivesSpace: An open source solution for digital archiving [PDF]. https://www.researchgate.net/profile/Mayukh-Sarkar-4/publication/347016215_Exploring_Archives_Space_an_Open_Source_Solution_for_Digital_Archiving/links/5fe2cc21299bf14088374ca0/Exploring-Archives-Space-an-Open-Source-Solution-for-Digital-Archiving.pdf
GitHub – archivesspace. (s. f.). ArchivesSpace/archivesspace. Recuperado el 20 de octubre de 2025, de https://github.com/archivesspace/archivesspace
9.2 Enlaces a fuentes primarias:
https://archivesspace.org/
9.3 Metodología:
Respecto a la Metodología IA, usé el ChatGPT para sintetizar la curación completada del Notion, el resultado que me dio lo ajusté a la estructura que se me exigía en los puntos marcados en la redacción del post en el Blogger, y a partir de ahí a través de los datos o puntos claves que me proporcionaba ChatGPT iba redactando con mi tono personal cada punto del post.
Después se me quedó un poco amplia de palabras y reduje un poco la cantidad de texto con la ayuda de la IA.
Finalmente la usé para ayudarme con las citas de las 8 fuentes en el formato que se me pedía, para asegurarme de que las tuviese completamente correctas.
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